研討會現場大混亂？搞掂職員午餐，原來可以一啲都唔煩！

活動統籌 Marco 的午餐之亂

Marco 是一位經驗豐富的活動統籌，正負責一個為期兩天、超過五百人參與的國際金融科技研討會。從講者聯絡到場地佈置，一切都井然有序。然而，一個看似微不足道的環節，卻讓他陷入了前所未有的困境——為 80 位現場工作人員安排午餐。

第一天，我訂了 80 個一式一樣的雞扒飯盒。Marco 回憶道，結果，超過十位同事因為素食、宗教或個人口味問題，幾乎沒吃東西，餓著肚子撐了整個下午。現場怨氣沖天。

第二天，他學乖了，決定提供三款選擇：雞、牛、素。他用 WhatsApp 收集訂單，結果瞬間被數十個訊息淹沒。A 組要 5 雞 2 牛 1 素，B 組又要改單，C 組有人臨時肚痛想食白粥…各種訊息和臨時變動，讓他在活動最忙碌的早上，花了整整一個小時去核對一個混亂的 Excel 表格，最後還是送錯了幾個餐盒。

我寧願對多一次 Rundown，都不想再搞訂飯！Marco 的哀號，相信是所有大型活動搞手的心聲。

為何大型活動的職員餐飲如此重要？

在高強度、快節奏的活動現場，一頓適時、合口味的午餐，對工作人員而言不僅是生理上的能量補充，更是心理上的慰藉和尊重。安排不當會直接導致：

• 影響士氣：員工因飲食問題感到不受重視，影響下午的工作熱情。
• 降低效率：搞手需花費大量時間處理瑣碎的訂餐行政工作，無法專注於更重要的現場協調。
• 造成浪費：統一訂購的餐盒容易因口味不合而被浪費。

GatherEat：為大型活動訂餐而生的解決方案

Marco 的困境，在第三天的科技展覽活動中得到了完美解決。他採用了專為團體訂餐設計的 AI 工具 GatherEat，整個流程煥然一新。

1. 多元化選擇，集中管理：Marco 不再局限於一家餐廳。他透過 GatherEat，同時從會場附近的三家餐廳（一家西式快餐、一家中式飯盒店、一家健康沙律店）導入了電子菜單。
2. 一條連結，自助下單：GatherEat 將三家餐廳的菜單整合到一個頁面，生成一條訂購連結。Marco 將連結發到工作人員群組，並設定了上午 10 點為截止時間。
3. 員工輕鬆點餐：所有工作人員，無論是前台接待、技術支援還是保安，都能在手機上清晰地看到所有選擇，並點選自己真正想吃的午餐。有人選了公司預算內的標準餐盒，也有人自費加配了一杯手沖咖啡。
4. 實時儀表板，告別混亂：Marco 在活動控制室的電腦上，打開 GatherEat 的儀表板，實時看到訂購人數、訂單總額，以及各餐廳的訂單詳情。所有數據一目了然，完全無需手動統計。
5. 自動分單，準確無誤：截止時間一到，GatherEat 自動生成了三份獨立、清晰的訂單，Marco 一鍵便可分別發送給三家餐廳。準確率 100%，零失誤。

結果，午餐時間，每位工作人員都拿到了自己親手挑選的餐點，臉上洋溢著滿足的笑容。Marco 則全程氣定神閒，將所有精力都投入到確保活動流程的順暢之中。

專業，體現在每一個細節

一場大型活動的專業與否，往往體現在對細節的把控上。為你的團隊提供一頓稱心滿意的午餐，正是展現這份專業和關懷的最佳方式。下次當你籌備大型研討會、展覽或任何活動時，不妨讓 GatherEat 成為你的得力助手，將午餐之亂變為提升團隊士氣的加分項。

相關文章

• 舞台劇綵排的餐飲安排有何不同？參考《台前幕後一樣重要：2026 舞台劇綵排日的餐飲安排藝術》
• 需要為表演者準備晚餐？閱讀《Show 前醫肥大學問：如何為音樂會表演者安排完美的演出前晚餐》