如何用 GatherEat 組織 50 人公司聚餐：一個案例研究
告別混亂，迎接高效
組織一場 50 人的公司聚餐，對任何 HR 或 Admin 來說都是一項艱鉅的挑戰。從統計人數、收集飲食偏好、處理五花八門的訂單，到最後逐個收款，傳統的 Excel + WhatsApp 方式不僅耗時耗力，更容易出錯。本文將透過一個案例研究，逐步拆解如何利用 GatherEat，輕鬆、高效地完成一場 50 人的公司聚餐，並展示其帶來的驚人效益。
案例背景：香港某科技公司
- 活動：2026 年第一季度部門慶功宴
- 人數：52 人
- 負責人：HR 主管 Sarah
- 痛點：部門同事來自不同國家，飲食需求極其多元（素食、清真、無麩質、食物過敏等），以往每次訂餐都需花費數天時間協調，且經常出錯。
步驟指南：Sarah 如何用 GatherEat 輕鬆搞掂？
第一步：創建活動及設定規則（耗時：5 分鐘）
Sarah 首先在 GatherEat 平台上創建了一個名為「Q1 部門慶功宴」的活動。
- 設定活動詳情：輸入活動名稱、日期、時間及預算上限。
- 上傳菜單：她直接將餐廳的 PDF 菜單上傳，GatherEat 的 AI 功能在 30 秒內自動將菜單數碼化，所有菜式、價格一目了然。
- 設定訂餐規則：設定每人可選一份主菜、一份飲品，並開啟「允許自訂備註」功能。
第二步：發送邀請連結（耗時：1 分鐘）
活動創建後，平台生成一個專屬的邀請連結。Sarah 直接將連結貼到公司內部的 Slack 頻道，並附上一句簡單的說明：「請大家點擊連結自行點餐，截止時間是今天下午 5 點。」
第三步：同事自行點餐（同事平均耗時：2 分鐘）
同事們點擊連結後，無需註冊或登入，即可看到清晰的菜單介面。
- 瀏覽菜單：每位同事都能清楚看到所有菜式選項。
- 標註個人偏好：素食者可以直接篩選素食選項；需要「走蔥」或有食物過敏的同事，可以在備註欄清楚註明。
- 一鍵提交：選好後直接提交，無需再私訊 Sarah。
第四步：實時追蹤進度及一鍵匯出訂單（耗時：3 分鐘）
在截止時間前，Sarah 可以在 GatherEat 的儀表板上實時看到誰還沒有點餐，並一鍵發送提醒。
時間一到，她在 GatherEat 的儀表板上查看，系統已整理好一份按菜式自動分類匯總的清單，以及一份按人名排列的詳細清單，她直接將匯總清單發送給餐廳即可。
第五步：輕鬆處理支付（耗時：0 分鐘）
由於是公司支付，Sarah 在創建活動時已選擇「由組織者統一支付」。所有款項由公司月結，無需處理任何現金或轉帳，也沒有任何手續費。
結果與統計：數據會說話
| 項目 | 傳統方式 (Excel + WhatsApp) | 使用 GatherEat |
|---|---|---|
| 總耗時（HR） | 約 6–8 小時 | 15 分鐘 |
| 訂單錯誤率 | 5–10% | 0% |
| 同事滿意度 | 75% | 98% |
| 收集飲食需求耗時 | 3–4 小時 | 0 分鐘（同事自行填寫） |
| 核對及整理訂單耗時 | 2–3 小時 | 1 分鐘（系統自動生成） |
用戶反饋：聽聽他們怎麼說
Sarah (HR 主管)：「以往搞大型聚餐都像打仗一樣，這次用 GatherEat 真的徹底解放了我。最神奇的是 AI 菜單掃描，幾秒鐘就搞掂。以前要花一整個下午做的事，現在 15 分鐘就完成了，我可以專注在更重要的員工關係工作上。」
David (軟件工程師，素食者)：「終於不用每次都在群組裡尷尬地問『有沒有素食選項』了。在 GatherEat 上，我可以自己篩選、自己備註，感覺受到尊重，體驗非常好。」
Amy (市場部同事)：「介面很直觀，比看那些密密麻麻的 Excel 菜單舒服多了。點完餐就不用管了，也不用擔心 HR 搞錯我的訂單，很方便。」
不只是工具，更是公司文化升級
這個案例清晰地展示了，從 8 小時到 15 分鐘，GatherEat 帶來的不僅僅是效率的提升，更是一種體驗的升級——HR 從繁瑣的行政工作中解放出來，員工的個人化需求得到尊重，整個聚餐組織過程變得透明、簡單而愉快。在 2026 年的今天，選擇合適的數碼工具，已成為提升企業運營效率和員工滿意度的關鍵。與其繼續在 Excel 和 WhatsApp 的迷宮中掙扎，不如立即體驗 GatherEat 帶來的改變。